להתמקד בעיקר

יוני 2014
  • (מתוך מגזין Colmobil Pro של כלמוביל הובלה והיסעים, מהדורת מרץ 2014)

    כלל פשוט ואינטואיטיבי יעזור לכם להיות יעילים יותר ולהשיג יותר, מפחות

    בשנת 1957 הוציא ההיסטוריון הבריטי נורת'קוט פרקינסון את ספרו ההיתולי "חוק פרקינסון" (Parkinson's Law) על אודות ארגונים בירוקרטיים. אחד הכללים המוכרים ביותר שניסח פרקינסון היה חוק הטריוויאליות, או בשמו הנפוץ יותר דוגמת סככת האופניים, על פיו הישיבה העוסקת בהקמת כור גרעיני נמשכת עשר דקות בלבד ואילו הדיון על בניית סככת האופניים שליד הכור נמשך שלוש פגישות… חוק זה מבטא בהומור כיצד דברים חשובים נעשים כלאחר יד, ואילו בדברים חשובים הרבה פחות מושקעים זמן ומאמץ רבים.

    לא הכל יודעים אבל העבודה של חברות וארגונים רבים, וגם של אינדיבידואלים, אינה יעילה, ואפשר לשפרה מאד בקלות יחסית. המפתח לכך הוא הבנה של חוק נוסף, שהוא בדיוק התשליל (נגטיב) של חוק הטריוויאליות של פרקינסון, ומוכר בספרות הניהול כחוק פארטו.

    סופר האפוניםווילפרדו פארטו (1848-1923) היה כלכלן איטלקי שהבחין במחקריו הבחין בעובדה מעניינת: כ-80% מהאדמות באיטליה באותה התקופה היו בידי כ-20% בלבד מהאוכלוסיה. פארטו חשב שאת הנתון הזה המרמז על החשיבות של חלק קטן מהאוכלוסיה אפשר ליישם גם בתחומים אחרים, והוא בדק ומצא למשל כי 80% מיבול האפונים בגינה שלו הגיע מ-20% בלבד משיחי האפונים. בעקבות עבודתו של פארטו הציע הכלכלן ג'וזף ג'ורן את "חוק פארטו" שלפיו בתופעות רבות, מקורם של 80% מהתוצאות או האפקטים הוא 20% בלבד מהסיבות הקיימות.

    חוק פארטו משמש כ"כלל אצבע" שמאפשר הבחנה בין הגורמים העיקריים (אותם 20% משמעותיים) ובין הגורמים הטפלים (80% הנותרים), והוא מתבטא במגוון רחב מאד של תחומים. אם תבחנו למשל את הלבוש שלכם, קרוב לוודאי שתמצאו כי אתם לובשים 20% מהבגדים שלכם 80% מהזמן. אם נבחן את תנועת הגולשים ברשת האינטרנט נמצא שכ-80% מתעבורת המידע ברשת מקורה בכ-20% מהאתרים, ואם נחזור לדוגמה של פרקינסון וסככת האופניים, הרי ש-80% מההחלטות בישיבות ההנלה מתקבלות בדרך כלל ב-20% מהזמן.

    להבנה הזו של חלוקת 80:20 יש גם השלכות ברורות בתחום הניהול וניתן ליישמה בקלות יחסית ולהגיע לתוצאות מרשימות.

    חוק פארטו בעבודהאם ניקח את חוק 80:20 לתחום הפעילות העסקית נראה שיש לו מגוון רחב של יישומים. זהו אינו חוק מדויק והפרופורציה של הגורמים השונים יכולה להשתנות, למשל במקום 80:20 היחס יכול להיות 75:25, אבל העקרון ברור ועל פיו למשל:

    • בעסק ממוצע 20% מהלקוחות מייצרים 80% מההכנסות
    • 80% מזמן השירות מושקע ב-20% מהלקוחות
    • 80% מהעבודה נעשית ב-20% מהזמן
    • 80% מההכנסות מגיעות מ-20% מהמוצרים במלאי
    • 20% מהעבודה אחראית ל-80% מהתוצאות

    את ההיגדים הכלליים הללו, ועוד רבים אחרים, אפשר לתרגם בקלות להתנהלות עסקית יום-יומית יעילה יותר במגוון תחומים.

    שיווק ופרסוםתארו לעצמכם שאתם יושבים באצטדיון כדורגל ובו 10,000לקוחות פוטנציאליים למוצר או לשירות שלכם. איך תגדילו את פעילות העסק שלכם מאותם 10,000 לקוחות? אתם יכולים לפרסם בתחומי המגרש או במחצית המשחק, לחלק פליירים לכל מי שנכנס לאיצטדיון או להדביק את לוגו המוצר על כל המושבים. אבל האמת היא שזה יהיה בזבוז של כסף ומאמץ. על פי חוק 80:20, עשרים אחוזים מאותם 10,000 איש משמעותיים באמת והם יהיו אלו שיביאו 80% מההכנסות. יתרה מזאת, על אותם 20% ניתן שוב להסתכל מחדש ואז 20% מתוכם יהיו המשמעותיים ביותר, וכן הלאה. בסופו של יום 4% האחוזים העליונים הם החשובים ביותר והם אלו שיביאו 64% מהרווח, ן-0.8% מהלקוחות הפוטנציאליים יביאו 50% מהרווח.

    0.8% אחוזים מתוך 10,000 הם כבר כמות מצומצמת הרבה יותר שאפשר לפנות אליה בדרכים יעילות הרבה יותר. במקום לפרסם בכל רחבי האצטדיון אפשר למשל לזהות את אותם שמונים לקוחות פוטנציאליים ולהפנות אליהם פנייה ישירה וממוקדת – לתת להם למשל קופונים וכאשר הם יבואו לממש אותם ופתחו איתם איש מכירות או דיילת בשיחה. כך, תיווצר אינטראקציה בלתי אמצעית עם הלקוחות שהם פוטנציאל של ממש להגדלת העסק שלך.

    אצטדיון הכדורגל הוא כמובן מטאפורה והכוונה היא לכל זירה של שיווק או פרסום – במקום לפרסם במדיה ארצית למשל עדיף לפרסם בערוצי מדיה נישתיים שפונים ישירות לקהל הרלוונטי. מובן מאליו שהסתכלות כזו דורשת יותר תכנון מוקדם והשקעה במחקר מקדים שיעזור לכם לזהות את אותם 20% שבסופו של דבר יתנו את התוצאות הטובות ביותר.

    ניהול מלאיכאשר דנים בניהול מלאי דרך הפרספקטיבה של חוק פארטו, ההנחה היא ש-20% מהפריטים במלאי מהווים 80% מערך הצריכה השנתית. במילים אחרות, פריטי מלאי רבים דורשים טיפול אך תרומתם לרווחיות העסק נמוכה. כדי לזהות את הפריטים החשובים יותר, מחלקים את פריטי המלאי על פי ערכם הכספי ובהתאם לצריכה השנתית של כל פריט. מאחר שניהול מלאי הוא תהליך יום-יומי שדורש השקעה של משאבים רבים, המיון של המלאי על פי חוק פארטו יאפשר לכם להתמקד בפריטים המשפיעים השפעה ניכרת על כלל עלויות אחזקת המלאי.

    ממיינים את המלאי לשלוש קבוצות מרכזיות של פריטים בעלי חשיבות גבוהה, חשיבות בינונית וחשיבות נמוכה, ומתעדפים את הטיפול בהם על פי רמת החשיבות. לפריטים רווחיים ובעלי ביקוש גבוה, נותנים עדיפות, ואילו פריטים שלא נמכרים אך תופסים שטח מדף גדול יהיו בעדיפות תחתונה. את העקרון הזה אפשר ליישם לצד ההכנסות – הפריטים הרווחיים יותר ופחות, וגם לצד ההוצאות – מיון על פי עלות אחזקת המלאי של הפריטים כאשר פריטים שעלות אחזקתם (שטח אחסון, חיי מדף וכיוב') גבוהה יקבלו עדיפות גבוהה וכאלו שעלות אחזקתם זולה יקבלו עדיפות נמוכה.

    חשוב לציין שבמקרים מסוימים חוק פארטו אינו תקף בהקשר זה – למשל כאשר העלות לאחזקת כל פריטי המלאי זהה או שולית. למשל עלות אחזקת שיר ב-iTunes של חברת Apple זניחה, ואין זה משנה כמה לקוחות קונים ומורידים אותו. בהחלט ייתכן שההכנסות הקטנות מכל אותן קניות של שירים לא מבוקשים, יעלו בסופו של דבר על המכירות של הלהיטים הגדולים שמיליונים קונים אותם. תופעה זו מכונה "הזנב הארוך" וכתב עליה בהרחבה כריס אנדרסן בספרו "The Long Tail" משנת 2010.

    שימור לקוחותאם 20% מהלקוחות מביאים 80% מההכנסה, הרי שכדאי מאד לשמר את אותם לקוחות משמעותיים. הוסיפו לכך את העובדה שהבאת לקוח חדש עולה קרוב לפי חמישה מעלות שימור לקוח, וברור כי חשיבות עליונה להשקעה באותם לקוחות נאמנים שמביאים את רוב הההכנסות.

    עובדות אלו אינן נלקחות בחשבון הרבה פעמים בחלוקת תקציב החברה. מנהלי שיווק רבים מתמקדים בהבאת לקוחות חדשים, ומזניחים את אלו הקיימים שכאמור משתלם הרבה יותר להשקיע בהם. אין הדבר אומר שצריך להימנע מהשקעה בגידול העסק והבאת לקוחות חדשים, אבל מבחינה מתמטית, כל שקל שיושקע בשימור לקוחות קיימים (אותם 20% משמעותים מהלקוחות) יתן החזר גבוה הרבה יותר מאשר שקל שיושקע בהבאת לקוח חדש. איך מזהים את אותם 20%? פשוט מאד – בנו טבלת אקסל של הלקוחות על פי גודלם וההכנסות המגיעות מהם וחברו את הסכומים עד שתגיעו ל-80% מהכנסות העסק.

    שירותכל ניתוח מהיר של מערך השירות שלכם יראה ש-80% מזמן השירות מושקע ב-20% מהלקוחות בלבד. לכל חברה יש את אותם לקוחות שמתקשרים שוב ושוב אל מרכזי התמיכה או השירות, והזמן המושקע בהם גדול לאין שיעור מן הזמן המושקע בלקוחות האחרים. אם אותם לקוחות שייכים ל-20% שדורשים שירות אך לא לאותם 20% שמניבים הכנסות (וייתכן שהם שייכים לשתי הקבוצות), יכול להיות שכדאי לוותר עליהם.

    ניהול זמןכל מנהל יודע כי אחד האתגרים המרכזיים שיש להתמודד איתם הוא ניהול הזמן.. כשיש מטלות רבות כל כך ונושאים רבים כל כך לטפל בהם, קשה לעיתים להבחין בין הפעילויות החשובות לאלו החשובות פחות. כדי לנצל את הזמן ביעילות, כדאי ליישם גם כאן את חוק פארטו שעל פיו 20% מהפעילויות יניבו 80% מהתוצאות בסופו של דבר. מומלץ לרשום את המטלות ולדרג אותן על פי תרומתם הכוללת לעסק – מנהל יעיל יטפל במטלות המשתלמות והמשמעותיות ביותר, ואת השאר יאצול לעובדיו או לקבלנים חיצוניים. אם מטלה מסוימת עתידה להידחות או להשתבש, שימו לב שהיא אינה חלק מרשימת המטלות המשמעותיות.

    חבר לחייםכאמור, חוק פארטו הוא "כלל אצבע", גם אמפירי וגם פרקטי, והשורה התחתונה שלו אומרת להתרכז בעיקר. במקום לנסות לעשות יותר, עדיף לעשות יותר מהדברים המועילים. הדבר נכון לתחומי ניהול המלאי, השיווק, שימור הלקוחות ותחומים רבים נוספים.

    חוק פארטו או חוק 80:20 יכול לשמש אתכם בהתנהלות היום-יומית וקל מאד להיעזר בו על ידי שאילת השאלות הנכונות שיעזרו לכם להתמקד בעיקר בכל תחום. יש לזכור שחוק זה מתייחס למצב נתון ובעצם "מצלם" את מצב החברה – 20% הלקוחות המניבים יכולים להשתנות, 20% הלקוחות שדורשים זמן שירות יכולים להשתנות וכן הלאה, אבל בפרק זמן נתון, זהו אחד הכלים האינטואיטביים והיעילים ביותר שיש לניהול.

  • להתמקד בעיקר
כתבות נוספות
העתיד כבר כאן – משאית העתיד של מרצדס כתב: חנן גולן | תצלומים: מרצדס-בנץ
פתרונות טכנולוגיים לניהול הובלה והיסעים כתב: חנן גולן | צילומי מסך/אתרי החברות
חסכוני יותר, ירוק יותר, בטוח יותר כתב: חנן גולן | תצלומים: מרצדס-בנץ
קטנה-גדולה כתב: חנן גולן | תצלומים: מרצדס-בנץ
ת.ז. משאית – מרצדס ארוקס החדשה כתב: חנן גולן | תצלומים: מרצדס-בנץ
ישראל מעפילה ליורו כתב: שי רוזנפלד | תצלומים: מרצדס-בנץ